Surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang dipakai dalam urusan surat-menyurat. Dilihat dari namanya sudah kelihatan bahwa sifat Surat ini yaitu dibuat dalam bentuk lengkap dan resmi.
Secara umum pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran dan lain lain.
Yang mengetahui apakah surat termasuk dalam jenis surat resmi atau tidak, dapat memahami ciri-ciri dan bagian-bagian surat resmi sebagai berikut:
Adapaun bagian – bagian dari surat resmi dapat anda lihat sebagai berikut:
Contoh penulisan KOP Surat
Contoh Kop Salah:
P.T. SINAR BAROKAH
(Project Contractor and Engginering)
Jl. Ir. H. Juan No. 99 B.O. Box 88 Semarang
Telephone (0294)912345, xxxxxx
Facsimile (0294) 9777xx
Telex 23456 FRCBGI
Contoh Kop Benar:
Secara umum pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran dan lain lain.
Yang mengetahui apakah surat termasuk dalam jenis surat resmi atau tidak, dapat memahami ciri-ciri dan bagian-bagian surat resmi sebagai berikut:
Ciri-Ciri Surat Resmi
- Kita dapat melihat apakah surat tersebut resmi atau tidak dengan melihat cirri-cirinya yaitu:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-Bagian Surat Resmi
Adapaun bagian – bagian dari surat resmi dapat anda lihat sebagai berikut:
- Kepala/kop surat
- Kop surat / kepala surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
Contoh penulisan KOP Surat
Contoh Kop Salah:
P.T. SINAR BAROKAH
(Project Contractor and Engginering)
Jl. Ir. H. Juan No. 99 B.O. Box 88 Semarang
Telephone (0294)912345, xxxxxx
Facsimile (0294) 9777xx
Telex 23456 FRCBGI
Contoh Kop Benar:
PT SINAR BAROKAH
(Project Contractor and Engginering)
Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136
Telepon (0294)912345, xxxxxx
Faksimile (0294) 9777xx
Teleks 23456 FRCBGI
Nomor Surat
Contoh penulisan nomor surat
Nomor: 88/SP/XI/2016
Keterangan:
88 - nomor urut surat keluar
SP - singkatan dari Surat Penawar
XI - penanda bulan (Nopember) saat surat dikirim
2016 - tahun surat dikirim
Untuk Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:
Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.
Salah:
Nomor:999/B2/PQ.7/16.-
No:999/B2/PQ.7/16.-
Benar:
Nomor: 999/B2/PQ.7/2016
No.: 999/B2/PQ.7/2016
** Lihat baik-baik perbedaan penulisan nomor yang salah dan benar.
Lampiran
Lembaran lain yang disertakan selain surat. Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, brosur, kuitansi, dsb.
Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.
Contoh:
#Salah:
Lampiran: satu berkas
Lamp.: seratus dua eksemplar
#Benar:
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: 102 eksemplar
**Keterangan
Huruf awal kata harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).
Hal
Hal, berupa garis besar isi surat. Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat, sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal bukan Perihal.
Contoh:
Salah:
Hal : Permohonan bantuan tenaga guru (sebagai guru bantu di SMP ISLAM Al-Rahman ) karena disekolah kami kekurangan tenaga guru akibat salah satu guru berhalangan mengajar.
Benar :
Hal: Permohonan bantuan tenaga guru
Tanggal surat
Penulisannya di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat). Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.
Contoh:
Salah:
Jakarta, 28 Okt. 2016
Bandung, 28-10-‘2016
Benar:
28 Oktober 2016
Alamat yang dituju
Pembuka/salam pembuka
Diakhiri tanda koma) yaitu tanda hormat penulis surat sebelum penulis berkomunikasi
Contoh:
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah :
Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera, (S besar, s kecil),
Saudara, Bapak ….. yang terhormat, Dr. Ir. Juan yang terhormat,
Saudara …. yang terhormat,
Tubuh Surat
Tubuh Surat di bagi menjadi 3 bagian:
Untuk contoh paragraph pembuka biasanya yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
1) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan kegiatan bakti sosial di ……
2) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang saudara minta.
Contoh kalimat pengantar paragraf pembuka surat balasan, antara lain adalah:
1) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada saudara daftar buku terbitan kami tahun 2016.
Isi Surat Sesungguhnya
Merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.
Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan
Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Penutup surat
Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan, Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Tembusan surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui.
Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.
Inisial ditempatkan dib
(Project Contractor and Engginering)
Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136
Telepon (0294)912345, xxxxxx
Faksimile (0294) 9777xx
Teleks 23456 FRCBGI
Nomor Surat
- Setiap surat keluar dari sebuah perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan dalam balasan surat.
- Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.
- Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang - kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.
Contoh penulisan nomor surat
Nomor: 88/SP/XI/2016
Keterangan:
88 - nomor urut surat keluar
SP - singkatan dari Surat Penawar
XI - penanda bulan (Nopember) saat surat dikirim
2016 - tahun surat dikirim
Untuk Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:
Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.
Salah:
Nomor:999/B2/PQ.7/16.-
No:999/B2/PQ.7/16.-
Benar:
Nomor: 999/B2/PQ.7/2016
No.: 999/B2/PQ.7/2016
** Lihat baik-baik perbedaan penulisan nomor yang salah dan benar.
Lampiran
Lembaran lain yang disertakan selain surat. Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, brosur, kuitansi, dsb.
Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.
Contoh:
#Salah:
Lampiran: satu berkas
Lamp.: seratus dua eksemplar
#Benar:
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: 102 eksemplar
**Keterangan
Huruf awal kata harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).
Hal
Hal, berupa garis besar isi surat. Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat, sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal bukan Perihal.
Contoh:
Salah:
Hal : Permohonan bantuan tenaga guru (sebagai guru bantu di SMP ISLAM Al-Rahman ) karena disekolah kami kekurangan tenaga guru akibat salah satu guru berhalangan mengajar.
Benar :
Hal: Permohonan bantuan tenaga guru
Tanggal surat
Penulisannya di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat). Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.
Contoh:
Salah:
Jakarta, 28 Okt. 2016
Bandung, 28-10-‘2016
Benar:
28 Oktober 2016
Alamat yang dituju
- Alamat tujuan ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka.
- Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
- Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)
- Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
- Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.
Pembuka/salam pembuka
Diakhiri tanda koma) yaitu tanda hormat penulis surat sebelum penulis berkomunikasi
Contoh:
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah :
Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera, (S besar, s kecil),
Saudara, Bapak ….. yang terhormat, Dr. Ir. Juan yang terhormat,
Saudara …. yang terhormat,
Tubuh Surat
Tubuh Surat di bagi menjadi 3 bagian:
- Paragraf Pembuka Surat
- Isi Surat Sesungguhnya
- Paragraf Penutup Surat
Untuk contoh paragraph pembuka biasanya yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
1) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan kegiatan bakti sosial di ……
2) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang saudara minta.
Contoh kalimat pengantar paragraf pembuka surat balasan, antara lain adalah:
1) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada saudara daftar buku terbitan kami tahun 2016.
Isi Surat Sesungguhnya
Merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.
Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan
Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Penutup surat
Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan, Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Tembusan surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui.
Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.
Inisial ditempatkan dib
Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan
Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Penutup surat
Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan, Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Tembusan surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui.
Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.
Inisial ditempatkan dibagian bawah di sebelah kiri.
Contoh :
JA/ds (pengonsep Juan Ahmad, pengetik Dewi Sri)
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan
Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Penutup surat
Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan, Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Tembusan surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui.
Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.
Inisial ditempatkan dibagian bawah di sebelah kiri.
Contoh :
JA/ds (pengonsep Juan Ahmad, pengetik Dewi Sri)
