Tips Membuat Surat Komplain / Klaim Barang Yang Baik Dan Benar

Dalam dunia perjuangan tentu ada saja hal yang kerap tidak berjalan sesuai dengan harapan. Misalnya saja dalam dunia perdagangan yang melibatkan barang dagangan. Adanya komplain tentu menjadi hal yang biasa dalam hal perdagangan tersebut. Nah salah satu hal yang paling sering dijumpai ialah komplain terhadap sebuah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan penjual ataupun pembeli.

Jika dalam skala kecil mungkin komplain tersebut dalam pribadi disampaikan kepada pihak yang bersangkutan secara verbal atau dengan datang menemui pihak terkait. Namun untuk perdagangan besar , komplain tersebut biasanya disampaikan dengan menggunakan surat komplain atau yang dikenal dengan sebutan surat klaim. Tujuannya ialah untuk memberitahukan dari pihak pembeli atau pemesan kepada pihak penjual karena adanya barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Berikut ini ialah beberapa alasan dibuatnya surat klaim atau surat komplain tersebut.

Jumlah barang tidak sesuai denga n pesanan
Adanya keterlambatan pengiriman barang
Adanya kerusakan pada barang pesanan
Pengingkaran perjanjian yang telah disepakati bersama

Manfaat dari membuat surat klaim ini sendiri ialah untuk menyelesaikan permasalahan jual beli yang terjadi , meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli , meminta keterangan pada penjual dan meningkatkan kekerabatan baik antar keduanya. Oleh karena itu , surat klaim ini sebenarnya bernilai positif untuk kedua belah pihak.

Berikut kami akan menunjukkan beberapa tips membuat surat komplain atau surat klaim barang yang baik dan benar. Karena walaupun hal ini merupakan sebuah komplain , tetap harus dilakukan dengan cara yang benar.

Hal pertama yang harus anda perhatikan ialah menghubungkan antara tanggal dan nomor surat pesanan.
Menyampaikan komplain dengan bahasa yang baik dan santun
Sertakan kepada siapa surat tersebut ditujukan
Sebutkan jumlah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan
Sebutkan juga alasan anda mengirimkan komplain tersebut.
Sampaikan komplain anda dengan singkat , padat , dan terang biar tidak terlalu berbelit-belit.

Untuk lebih jelasnya , dibawah ini kami berikan sebuah pola surat klaim atau surat komplain yang baik dan benar.

PT. Laksana Indah Permai
Jalan Jendral Sudirman No 28
Komplek Palem Mutiara , Telp (021) 669325
Kota Jakarta 15120
Jakarta Timur

Nomor : 59/AK/VI/2017 10 April 2017

Lampiran : –
Hal : PENGADUAN ATAS KIRIMAN BARANG

Kepada
Yth. Manager Pemasaran PT. Makmur Meubel
Jalan Anggrek No.56
Bandung

Dengan hormat ,

Dengan ini kami beritahukan bahwa , kiriman Saudara berupa :
1. 6 buah Meja Jati
2. 3 buah Kursi Teras
3. 6 buah Meja Makan
4. 2 Sofa Jati

Telah hingga di kawasan kami , dan kami mengucapkan terima kasih.
Namun , dengan sangat menyesal kami harus sampaikan bahwa setelah muatan barang kami buka , ternyata di kendaraan beroda empat pertama yang bernomor polisi D 3625 SK ada sebuah kursi teras yang rusak. Kerusakannya yaitu terdapat di bagian kaki kursi yang patah.
Menurut kami , kerusakan lemari es tersebut disebabkan karena pengepakan barang yang kurang pas sehingga saat proses pengiriman barang , kursi tersebut terjatuh atau tertimpa barang lainnya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas , maka dengan ini kami minta kepada Saudara biar dapat segera mengirimkan penggantinya dan kami akan segera pula mengirimkan barang yang rusak tersebut ke alamat Saudara atas beban biaya Saudara.

Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan , dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami ,

Zahira Azahra

Manager Pemasaran

Tips Membuat Surat Komplain / Klaim Barang Yang Baik Dan Benar

References